Вывод данных

Word предоставляет множество различных способов вывода данных. Например, с помощью процесса слияния можно создавать письма и конверты. Для получения нужного количества писем обычно проводится отбор записей.

После просмотра данных их можно послать непосредственно на принтер. Выбирая варианты в зависимости от задачи, можно вывести на печать текущую страницу, диапазон страниц или документ в целом. Можно подобрать масштабирование документа, чтобы разместить его на одной странице.

Кроме того, можно отправлять сообщения и документы по электронной почте и факсу непосредственно из программы Word.

Вывод на печать: Диапазоны страниц

Допустим, после первой распечатки документа в нем были обнаружены и исправлены те или иные ошибки. Чтобы заново не выводить на печать весь документ, можно вывести на печать только некоторые страницы или диапазон страниц.

Шаг за шагом

1. Выберите команду File (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).

2. В группе Page range (Страницы) выберите положение переключателя Current page (Текущая), чтобы вывести на печать страницу, на которой в данный момент находится курсор.

3. Можно выбрать положение переключателя Number of copies (Номера) и указать номера и диапазоны страниц для печати. Например, чтобы напечатать страницы с 21-й

по 36-ю включительно, введите 21-36; чтобы распечатать страницы 1, 6 и 12, введите 1,6,12. Вы можете использовать два способа задания диапазонов одновременно:

введите 1,6,12, 21-35—и на печать будут выведены все страницы из предыдущих двух примеров.

4. Задайте другие параметры и щелкните на кнопке ОК.

Вывод на печать: Документы

Самый простой способ для вывода документа на печать — щелчок на кнопке Print (Печать) стандартной панели инструментов. В этом случае Word не выводит на экран окно диалога Print (Печать) и использует текущие установки. Когда вы щелкаете на кнопке Print (Печать), копия документа печатается на текущем принтере. Однако изменить параметры печати можно только в окне диалога Print (Печать).

Шаг за шагом

1. Выберите команду File (Файл) > Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).

2. В списке Name (Имя) раздела Printer (Принтер) выберите необходимый принтер. Если вы подключены к сети и в ней присутствуют принтеры с общим доступом, они будут перечислены в списке.

3. Щелкните на кнопке Properties (Свойства), чтобы вывести на экран окно диалога свойств текущего принтера. Сделайте необходимые изменения на вкладках Paper (Бумага), Graphics (Графика), Device Options (Параметры устройства). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Print (Печать). Названия и число вкладок для разных принтеров могут быть разными.

4. Чтобы вывести на печать единственную копию всего документа, не меняйте остальные параметры и щелкните на кнопке ОК.

Вывод на печать: Несколько копий

После пробной распечатки, проверки и формирования окончательной версии документ обычно выводится на печать в нескольких экземплярах.

Шаг за шагом

1. Выберите команду File (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).

2. В поле Number of copies (Число копий) введите число экземпляров документа, которое вам необходимо.

3. Если вы хотите, чтобы печать следующей копии начиналась только после того, как будет полностью напечатана предыдущая, установите флажок Collate (Разобрать по копиям).

4. Задайте другие параметры и щелкните на кнопке ОК.

Вывод на печать: Примечания

Чтобы сделать документ понятней, можно добавить в него примечания. Примечания иногда удобно выводить на печать отдельно от документа.

(См. также разделы «Примечания: Добавление» и «Примечания: Вывод на экран» в главе «Работа с большими документами».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду File (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).

2. В списке Print what (Напечатать) выберите пункт Comments (Примечания) и щелкните на кнопке ОК. Каждое примечание печатается в виде текста с номером страницы, инициалами рецензента и собственно текстом примечания.

Вывод на печать: Свойства документа

Информацию, которая описывает документ, часто называют свойствами документа. Например, имя файла, дата его создания, размер файла — это все свойства документа Word. На вкладке Paper (Документ) окна диалога Properties (Свойства) можно задавать и другую информацию.

Информация, составляющая свойства документа, помогает эффективно организовывать и искать файлы. Свойства можно добавить к документу в любое время. Затем эту информацию можно распечатать.

Шаг за шагом

1. Откройте документ, в который необходимо добавить информацию о его свойствах. Выберите команду File (Файл) >• Properties (Свойства), чтобы вывести на экран окно диалога Properties (Свойства).

2. Щелкните на вкладке Summary (Обзор), если это необходимо. Заполните поля подходящей информацией. Обратите внимание на то, что некоторые поля (например, Author (Автор)) уже заполнены. Используйте клавиши Tab и Shift+Tab для перемещения между полями.

3. Щелкните на других вкладках, чтобы просмотреть остальную информацию о документе.

4. На вкладке Custom (Прочие) вы можете выбрать имя поля в списке Name (Название) (например, Editor (Редактор)) или ввести новое имя. Затем укажите тип информации и введите ее в текстовое поле Value (Значение) (это могут быть, например, ваши инициалы). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ.

5. Чтобы вывести на печать свойства документа, выберите команду File (Файл) >• Print (Печать). Откроется окно диалога Print (Печать). В списке Print what (Напечатать) выберите пункт Document properties (Сведения), затем щелкните на кнопке ОК. Название свойства и его значение печатаются в одной строке и разделяются двоеточием.

ПРИМЕЧАНИЕ Если распечатываются сведения о документе без добавления каких-либо дополнительных свойств, то в результате будет выведена следующая информация: имя файла, расположение и размер файла, дата создания, дата последнего сохранения, автор последнего сохранения, общее время правки и информация, относящаяся ко времени последнего вывода на печать (число страниц, слов и символов).

Вывод на печать: Сочетания клавиш

После создания макросов и назначения им сочетаний клавиш для удобства использования этих сочетаний имеет смысл распечатать их список.

(См. также раздел «Макросы: Запись» в главе «Настройка».)

Шаг за шагом

1. В любом окне документа выберите команду File (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести наакран окно диалога Print (Печать).

2. В списке Print what (Напечатать) выберите пункт Key assignments (Сочетания клавиш) и щелкните на кнопке ОК. Каждое сочетание печатается в отдельной строке с названием макроса, стиля или другого атрибута, которому это сочетание назначено. В следующей строке печатается описание, если оно было создано при назначении сочетания клавиш.

Вывод на печать: Стили

Таблицы стилей помогают оформлять документы с различными характеристиками текста. Список стилей облегчает планирование оформления документа.

(См. также разделы «Стили: Применение» и «Стили: Обновление существующих документов» в главе «Форматиро-. вание».)

Шаг за шагом

1. В любом окне документа выберите команду File (Файл) > Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).

2. В списке Print what (Напечатать) выберите пункт Styles (Стили) и щелкните на кнопке ОК. В строке печатается название стиля и перечисляются его характеристики.

Вывод на печать: Элементы автотекста

Автотекст похож на стенографию. Вы сохраняете текстовые и графические фрагменты, которые используются чаще всего, и впоследствии экономите время при вводе текста. Если вами созданы элементы автотекста, может понадобиться их вывод на печать.

(См. также раздел «Автотекст: Создание» в главе «Начало работы».)

Шаг за шагом

1. В любом окне документа выберите команду Fue (Файл) > Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).

2. В списке Print what (Напечатать) выберите пункт AutoText entries (Элементы автотекста) и щелкните на кнопке ОК.

Документы: Предварительный просмотр

Если документ готов к выводу на печать, стоит сначала увидеть, как будет выглядеть документ после печати. При необходимости можно внести изменения до начала процесса печати. Панель инструментов Print Preview (Предварительный просмотр) содержит много полезных кнопок для изменения масштаба и просмотра нескольких страниц сразу. В режиме предварительного просмотра документ можно также редактировать.

Шаг за шагом

1. Откройте документ, который нужно просмотреть, затем щелкните на кнопке Print Preview (Предварительный просмотр) на стандартной панели инструментов. На экране появятся одна или несколько страниц документа. Панель инструментов Print Preview (Предварительный просмотр) позволяет просматривать документ разными способами, а также вносить в него изменения.

2. Щелкните на кнопке Magnifier (Увеличение), чтобы приступить к редактированию документа. Щелкните там, где требуется правка.

3. Внесите исправления в документ и, если нужно, примените другое форматирование. Можно даже изменять поля документа. Если документ не помещается на странице, щелкните на кнопке Shrink print (Подгонка страниц) на панели инструментов.

4. В списке Scale to paper size (Масштаб) выберите нужное значение. Щелкните на кнопке Print (Печать), чтобы вывести документ на печать. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы выйти из режима просмотра.

Назначение основных кнопок панели инструментов Print Preview (Предварительный просмотр) приведены ниже. Чтобы узнать назначение остальных кнопок, используйте всплывающие подсказки.

Отправка: Факса

Документы Word можно отправлять по факсу прямо с компьютера, на котором есть факс-модем и соответствующее программное обеспечение. Word поставляется в комплекте с инструментом Fax Wizard (Мастер факсов), который поможет вам создать титульный лист для факса и отправить документ одному или нескольким адресатам.

Шаг за шагом

1. Откройте документ, который вы хотите отправить, затем выберите команду File (Файл) > Send to (Отправить) >• Fax Recipient (Факс). На экране появится первое окно мастера факсов.

2. Чтобы создать факс, следуйте инструкциям в окнах мастера факсов. Чтобы перейти в следующее окно, щелкните на кнопке Next (Далее). Когда кнопка Next (Далее) станет недоступной, щелкните на кнопке Finish (Готово). Если вы не создавали титульного листа, факс будет отправлен немедленно.

3. Если вы создали титульный лист, то нужно будет заполнить его дополнительной информацией. Внесите необходимые изменения и щелкните на кнопке Send Fax (Отправить факс).

Отправка: Электронного сообщения

При наличии модема и установленного пакета Office 2000 документы Word можно отправлять по электронной почте непосредственно из nporpaMMbiWord. В стандартную установку Word входит пакет WordMail. Документы отправляются по электронной почте с помощью программы Microsoft Outlook.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы выполнить эту задачу, необходимо установить программу Microsoft Outlook и настроить ее для работы с факс-модемом и электронной почтой, к которой вы подключены.

Шаг за шагом

1. Откройте документ, который вы хотите отправить, затем выберите команду File (Файл) >• Send to (Отправить) >• Mail Recipient (Сообщение). Если необходимо, укажите нужную конфигурацию. Ваш документ появится в окне нового сообщения Outlook в виде значка. Это внедренный объект OLE.

2. Щелкните на кнопке То (Кому), чтобы вывести на экран окно диалога Name List (Выбор имен). Выберите адресную книгу в списке Address Book (Источник адресов).

3. Выберите имя в списке слева и щелкните на кнопке То (Кому). Повторите этот шаг, если нужно послать одно сообщение нескольким адресатам. Щелкните на кнопке ОК, когда закончите ввод имен.

4. Заполните остальные поля в письме, включая текст сообщения, и щелкните на кнопке Send (Отправить), чтобы отправить сообщение.

СОВЕТ После установки Outlook программу Word можно выбрать в качестве редактора электронной почты.

Слияние: Ввод данных

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)

После создания источника данных в него необходимо ввести информацию. Если источник данных создан в другом приложении, то для ввода и правки данных используются приемы, характерные для этого приложения. Если источник данных создан в Word в процессе слияния, то для ввода данных нужно выполнить описанную ниже процедуру.

Шаг за шагом

1. После определения полей для включения в источник данных вы сможете либо начать настройку основного документа, либо приступить к правке источника данных. Щелкните на кнопке Edit Data Source (Правка источника данных) на панели инструментов Mail Merge (Слияние).

2. Если вы работали с основным документом, щелкните на кнопке Mail Merge Helper (Слияние) на панели инструментов Mail Merge (Слияние). Затем щелкните на кнопке Edit (Правка) в области Data Source (Источник данных) (цифра 2).

3. На экране появится окно диалога Data Form (Форма данных). Вводите данные в поля; для перехода между полями используйте клавиши F3 (переход в следующее поле) и Shift+Tab (переход в предыдущее поле). Когда вы достигнете последнего поля в записи и нажмете клавишу F3, откроется следующая запись.

4. Чтобы найти определенную запись, щелкните на кнопке Find (Найти), введите текст поиска в поле Find what (Найти) и укажите поле, в котором следует вести поиск. Щелкните на кнопке Find First (Найти первый), чтобы найти первую запись, удовлетворяющую введенному условию.

5. Кнопка Find First (Найти первый) изменится на Find Next (Найти далее). Продолжайте поиск, пока не найдете запись, которая вам нужна. Когда закончите поиск, щелкните на кнопке Close (Закрыть). После окончания ввода данных в окне диалога Data Form (Форма данных) щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в главный документ.

СОВЕТ Чтобы вывести на экран окно диалога Data Form (Форма данных), можно щелкнуть на кнопке Edit Data Source (Правка источника данных) на панели инструментов Mail Merge (Слияние).

ПРИМЕЧАНИЕ Файлы данных в Word - это таблицы, которые можно открывать и изменять, как и обычные таблицы. Однако, если источник данных содержит много полей, проще работать с окном Data Form (Форма данных).

Слияние: Вставка полей слияния

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)

После создания источника данных для процесса слияния можно начинать вставку полей слияния в основной документ. Поля слияния определяют, куда будет вставляться специфическая информация, относящаяся только к определенному документу. Документ может быть письмом, бланком, счетом и даже брошюрой.

Перед тем как вставлять поля слияния, нужно создать основной документ и открыть источник данных.

(См. также раздел «Слияние: Выбор источника данных».)

Шаг за шагом

1. Если основной документ не виден на экране, щелкните на кнопке Mail Merge Helper (Слияние) на панели инструментов Mail Merge (Слияние). Щелкните на кнопке Edit (Правка) в области Main document (Основной документ) (цифра 1) и затем выберите основной документ в списке.

2. Поместите курсор в точку вставки поля слияния. Щелкните на кнопке Insert Merge Field (Добавить поле слияния) на панели инструментов Mail Merge (Слияние) и выберите интересующее вас поле в появившемся меню.

3. Введите любой текст или знаки препинания, которые требуются в документе, и продолжайте вставлять поля слияния в нужных местах.

Слияние: Выбор источника данных

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)

Второй этап процесса слияния — выбор источника данных. Когда источник данных открывается для основного документа, совершаются три процесса: Word запоминает имя файла, в котором расположены данные, и путь к нему; панель инструментов Mail Merge (Слияние) появляется в окне основного документа; Word распознает названия полей в источнике данных и может вставлять их в качестве полей слияния в основной документ.

Шаг за шагом

1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) >• Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).

2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) в области Data Source (Источник данных) (цифра 2), затем выберите положение переключателя: Create Data Source (Создать источник данных), Open Data Source (Открыть источник данных) или Use Address Book (Использовать адресную книгу).

3. Следуйте предлагаемым инструкциям. Если Word выдаст сообщение, что в основном документе нет полей слияния, щелкните на кнопке Edit Main Document (Правка основного документа), чтобы вставить в него поля слияния.

(См. также разделы «Слияние: Открытие источника данных» и «Слияние: Вставка полей слияния».)

Слияние: Данных

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных», «Слияние: Созда-

ние основного документа» и «Слияние: Вставка полей слияния».)

После создания основного документа и открытия источника данных можно приступать к процессу слияния.

Шаг за шагом

1. Откройте основной документ и источник данных. Основной документ может быть письмом, конвертом или листом наклеек.

2. Щелкните на одной из кнопок на панели инструментов Май Merge (Слияние), которые перечислены ниже.

(См. также раздел «Слияние: Отбор и сортировка записей».)

Слияние: Отбор и сортировка записей

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных», «Слияние: Создание основного документа» и «Слияние: Вставка полей слияния».)

В большинстве случаев письма, подготовленные для массовой рассылки, не нужно отправлять всем адресатам из источника данных. Например, может быть необходимым отправить письма только в определенный город или в кон-

кретную организацию. Для решения этой задачи определяют несколько условий отбора информации из источника данных с помощью конечного окна диалога Mail Merge Helper (Слияние).

Шаг за шагом

1. Откройте основной документ и источник данных. Основной документ может быть письмом, конвертом или листом наклеек.

2. Щелкните на кнопке Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран конечное окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).

3. В списке Merge to (Назначение) выберите пункт New Document (Новый документ).

4. Щелкните на кнопке Query Options (Отбор записей), чтобы задать ваши условия слияния. На вкладке Filter Records (Отбор записей) в списке Field (Поле) выберите первое поле, по которому необходимо произвести селекцию. В списке Compare (Оператор) выберите тип сравнения (Equal to (Равно), Not Equal to (He равно), Less then (Меньше) и т. д.); в поле Compare to (Значение) введите числовое значение или текст, с которым должно производиться сравнение.

5. После ввода значения в самом левом списке второй строки появится оператор And (И). Выберите оператор And (И) или Or (ИЛИ), чтобы задать следующее условие, как это было сделано на шаге 4.

6. Щелкните на вкладке Sort Records (Сортировка записей), чтобы указать до трех условий сортировки данных. В списке Sort by (Сортировать по) выберите название поля для сортировки. В следующих списках выберите поля, по которым будет производиться вторичная сортировка. Укажите порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию). Щелкните на кнопке ОК, затем на кнопке Merge (Объединить), чтобы завершить процесс слияния.

ПРИМЕЧАНИЕ На шаге 3, выбрав пункт Printer (Принтер), можно выполнить слияние непосредственно на принтер.

Слияние: Открытие источника данных

(Для получения предварительной информации см. раздел «Слияние: Создание основного документа».)

Для процесса слияния можно использовать данные из существующего источника данных. Источник данных может быть документом Word, таблицей Excel, базой данных или запросом Access, файлом dBASE или FoxPro и т. д.

Шаг за шагом

1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) > Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).

2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) в области Data source (Источник данных) (цифра 2); затем выберите пункт Open data Source (Открыть источник данных), чтобы вывести на экран окно диалога Open data Source (Открытие источника данных).

3. Word может распознавать множество форматов файлов данных. Выберите нужный формат в списке Files of type (Тип файлов).

4. Найдите нужный файл, выделите его и щелкните на кнопке Open (Открыть). Если необходимо, щелкните на кнопке MS Query (Запрос), чтобы открыть базу данных, созданную не в Word.

5. Если Word сообщит вам, что в основном документе нет полей слияния, щелкните на кнопке Edit main document (Правка основного документа), чтобы вставить в него поля слияния. .

ПРИМЕЧАНИЕ Microsoft Query поставляется как отдельное приложение в комплекте с Microsoft Excel. Этот инструмент позволяет получать данные, находящиеся на вашем компьютере, в сети, SQL-сервере или в базах данных распространенных типов.

(См. такж& раздел «Слияние: Вставка полей слияния».)

Слияние: Поиск записей

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)

Прежде чем приступить к поиску записей, должен быть создан источник данных, в котором будут храниться имена и адреса. Необходимо также перейти в окно основного документа. После создания источника данных может возникнуть необходимость найти определенную запись, чтобы исправить в ней информацию. Например, адрес одного из клиентов компании изменился или кто-то из знакомых, которому надо отправить письмо, сменил фамилию. В таких случаях нужно найти конкретную запись в источнике данных для процесса слияния.

Шаг за шагом

1. Существуют два способа перехода к источнику данных. Если вы находитесь в окне основного документа, щелкните на кнопке Edit Data Source (Правка источника данных) панели инструментов Mail Merge (Слияние). Если вы находитесь в окне диалога Mail Merge (Слияние), щелкните на кнопке Edit (Правка) в области Data Source (Источник данных) (цифра 2) и укажите нужное имя файла.

2. Щелкните на кнопке Find (Найти), чтобы вывести на экран окно диалога Find in Field (Поиск в поле).

3. Введите текст для поиска в поле Япс1 what (Найти) и укажите поле слияния, в котором следует вести поиск.

4. Щелкните на кнопке Find First (Найти первый), просмотрите запись, затем щелкните на кнопке Find Next (Найти далее). Продолжайте поиск, пока не найдете запись, которая вам нужна. Когда закончите поиск, щелкните на кнопке Close (Закрыть). ?

5. Если вы найдете запись, в которой следует изменить данные, для перехода между полями используйте клавиши F3 (переход в следующее поле) и Shift+Tab (переход в предыдущее поле). После окончания правки данных в окне Data Form (Форма данных) щелкните на кнопке ОК.

Слияние: Работа с адресной книгой

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)

Работа с именами и адресами становится простой и удобной, если используются адресные книги программ Outlook или Schedule+. После ввода необходимой информации с ее помощью можно решать многие задачи. Кроме того, можно редактировать, добавлять, удалять, сортировать данные и вести их поиск.

Если вы приобрели Microsoft Office 2000 и провели стандартную установку, то должны были установить программы Outlook и Schedule+. Outlook и Schedule+ — это персональные информационные системы. Они позволяют работать с электронной почтой, расписанием, контактами и задачами. Outlook также помогает работать с файлами на диске и объединяет в себе электронную почту, поддержку телефонной связи, общие папки, формы и т. п.

При использовании Outlook или Schedule+ в качестве средства для работы с контактами можно легко вставить оттуда данные в источник данных для слияния.

Шаг за шагом

1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) >• Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).

2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) в области Data Source (Источник данных) (цифра 2), затем выберите пункт Use Address Book (Использовать адресную книгу).

3. В окне диалога Choose Address Book (Выбор адресной книги) выберите либо Outlook (Адресная книга Outlook), либо Schedule+Contacts (Контакты Schedule+), либо Personal Address Book (Личная адресная книга), затем щелкните на кнопке ОК. Если вам предложат выбрать пользователя, выберите нужный вариант и щелкните на кнопке ОК.

4. Если вы увидите сообщение, что в основном документе нет полей слияния, щелкните на кнопке Edit Main Document (Правка основного документа), чтобы вставить в него поля слияния.

(См. также раздел «Слияние: Вставка полей слияния».)

Слияние: Создание источника данных

Если при выполнении задач, требующих наличия источника данных с именами и адресами для массовой рассылки, он еще не создан, такой источник данных можно создать на одном из этапов процесса слияния. Можно также использовать адресную информацию из Outlook или Schedule+ (см. раздел «Слияние: Работа с адресной книгой»). Но в первую очередь должен быть создан основной документ.

(См. раздел «Слияние: Создание основного документа».)

Шаг за шагом

1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) >• Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).

2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) (цифра 2), затем выберите пункт Create Data Source (Создать источник данных), чтобы вывести на экран окно диалога Create Data Source (Создание источника данных).

3. Прокрутите список Field names in header row (Поля в строке заголовка), чтобы увидеть основные поля, которые используются в Word.

4. Внесите изменения в список полей (как описано ниже). Когда закончите, щелкните на кнопке ОК.

в Если какое-то название поля вам не нужно, выделите его и щелкните на кнопке Remove Field Name (Удалить поле).

» Чтобы добавить в список новое имя поля, введите его в текстовое поле Field Name (Поле) и щелкните на кнопке Add Field Name (Добавить поле).

ft Чтобы изменить последовательность полей, выделите поле в списке Field names in header row (Поля в строке заголовка) и затем щелкайте на кнопках со стрелками, порядок полей соответствует их расположению в источнике данных.

5. Word выведет на экран окно диалога Save as (Сохранение документа). Введите имя источника данных и щелкните на кнопке Save (Сохранить).

6. В появившемся окне диалога щелкните на кнопке Edit data Source (Правка источника данных), чтобы ввести информацию в только что созданный источник данных, или на кнопке Edit Main Document (Правка основного документа), чтобы вставить поля слияния в основной документ.

(См. также раздел «Слияние: Вставка полей слияния».)

Слияние: Создание конвертов

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)

С помощью процесса слияния можно создавать конверты для массовой рассылки или документы и соответствующие конверты одновременно. Сначала создайте основной документ и источник данных. Если вы не хотите рассылать основной документ и просто создаете набор конвертов, создайте пустой документ с полями слияния для адреса.

' Перед выполнением данной задачи уже должен быть создан источник данных, в котором будут храниться имена и адреса. После создания источника данных нужно перейти в окно основного документа.

Шаг за шагом

1. Откройте основной документ и выберите команду Tools (Сервис) >• Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние). Щелкните на кнопке Create (Создать) (цифра 1), выберите пункт Envelopes (Конверты), затем щелкните на кнопке Active Window (Активное окно) или New Main Document (Создать основной документ).

2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) (цифра 2), выберите пункт Open Data Source (Открыть источник данных), чтобы найти нужный файл. Выделите его и щелкните на кнопке Open (Открыть).

3. Щелкните на кнопке Set Up Main Document (Настройка основного документа), чтобы вывести на экран окно диалога Envelop Options (Параметры конверта). Укажите размер конверта и, если необходимо, измените другие параметры. Щелкните на кнопке О К, чтобы открыть окно диалога Envelope Address (Адрес).

4. Вставьте подходящие поля слияния в поле Sample envelope address (Образец адреса) с помощью кнопки Insert Merge Field (Вставить поле слияния). Щелкните на кнопке ОК.

5. Теперь можно приступать к объединению данных источника и основного документа. Для этого служит кнопка рядом с цифрой 3.

(См. также раздел «Слияние: Данных».)

Слияние: Создание основного документа

Основной документ — это письмо, конверт или другой документ, содержащий общий типовой текст и коды полей, которые заменяются данными из источника данных, содержащего, например, имена и адреса. В окне основного документа на панели инструментов Mail Merge (Слияние) есть кнопка Mail Merge Helper (Слияние), которая позволяет приступить к выполнению других задач в процессе слияния. При создании основного документа слияния можно использовать новый или уже существующий документ; но в любом случае необходимо определить этот документ как основной.

Шаг за шагом

1. Откройте существующий документ или создайте новый. Затем выберите команду Tools (Сервис) >• Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние).

2. Щелкните на кнопке Create (Создать) (цифра 1) и выберите пункт Form Letters (Документы на бланке).

3. Word предложит вам на выбор оставить текущее окно (кнопка Active Window (Активное окно)) или открыть новое окно (кнопка New Main Window (Создать основной документ)).

4. Вы вернетесь в окно диалога Mail Merge (Слияние), в котором теперь будут указаны тип основного документа и путь к нему.

5. Теперь вы готовы использовать кнопку Get Data (Получить данные) (цифра 2) для получения данных из источника данных.

(См. также разделы «Слияние: Выбор источника данных», «Слияние: Работа с адресной книгой» и «Слияние: Вставка полей слияния».)

Слияние: Создание почтовых наклеек

(Для получения предварительной информации см. разделы «Слияние: Создание источника данных» и «Слияние: Создание основного документа».)

При рассылке большого количества документов почтовые наклейки помогут сэкономить время. По аналогии с документами на бланке вы можете создать документ, целиком состоящий из наклеек. Прежде чем приступить к выполнению этой задачи, вы должны создать источник данных, в котором будут храниться имена и адреса.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Mail Merge (Слияние), чтобы вывести на экран окно диалога Mail Merge Helper (Слияние). (В отличие от остальных вариантов слияния, в этом случае основной документ на бланке не обязательно должен быть активным.) Щелкните на кнопке Create (Создать) (цифра 1) и выберите пункт Mailing Labels (Наклейки), затем щелкните на кнопке Active Window (Активное окно) или New Main Window (Создать основной документ).

2. Щелкните на кнопке Get Data (Получить данные) (цифра 2), выберите пункт Open Data Source (Открыть источник данных), чтобы найти нужный файл. Выделите его и щелкните на кнопке Open (Открыть).

3. Щелкните на кнопке Set Up Main Document (Настройка основного документа), чтобы вывести на экран окно диалога Label Options (Параметры наклейки). Укажите сорт и тип наклейки; если необходимо, измените другие параметры. Щелкните на кнопке ОК, чтобы открыть окно диалога Create Labels (Создание наклеек).

4. Вставьте подходящие поля слияния в поле Sample Label (Образец адреса) с помощью кнопки Insert Merge Field (Вставить поле слияния). Щелкните на кнопке ОК.

5. Теперь можно приступать к объединению данных из источника и основного документа. Для этого служит кнопка рядом с цифрой 3.

(См. также раздел «Слияние: Данных».)

Если у вас остались какие-либо вопросы по программе Microsoft Word 2000, рекомендуем обратится к книге «Эффективная работа с Microsoft Word 2000», выпущенной издательством «Питер».